Finnfold Oy:n asiakasrekisterin tietosuojaseloste
Henkilötietolain (523/1999) 10 ja 24§:n mukainen rekisteriseloste
- Rekisterinpitäjä
Finnfold Oy
Piispankyläntie 10
01730 Vantaa
010 337 87 66
sales@finnfold.fi
- Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa
Finnfold Oy
Darko Stojanovski
Piispankyläntie 10
01730 Vantaa
040 534 9734
darko@finnfold.fi
- Rekisterin nimi
Rekisterin käyttötarkoitus ja nimi on asiakasrekisteri.
- Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittelyn yleisenä henkilötietolain 8 §:n mukaisena edellytyksenä on asiakassuhde, asiakkaan suostumus, asiakkaan Finnfold:lle antama toimeksianto tai Finnfold:n ja asiakkaan välisistä sopimuksista sekä lainsäädännöstä johtuvien oikeuksien ja velvollisuuksien toteuttaminen.
Rekisterin yritystietojen käyttötarkoituksia ovat:
• Asiakkaan tunnistaminen ja asiakkaiden yksilöinti (identifiointi).
• Asiakkaan palveleminen ja asiakassuhteen operatiivinen hoito, hallinta ja kehittäminen.
• Väärinkäytösten ja ongelmatilanteiden ehkäisy ja selvittäminen. Asiakkaiden ja Finnfold:n oikeusturvan varmistaminen sekä lakiin perustuvien ja viranomaismääräysten mukaisten velvoitteiden hoitaminen.
- Rekisterin tietosisältö
Asiakkaan perustiedot
- Nimitiedot / Yritystiedot
- Y-tunnus
- Postiosoite, postinumero ja- toimipaikka
- Kotipaikka
- Puhelinnumero
- Sähköpostiosoite
Asiakkaan yksilöivät tunnisteet
- Asiakkaan todentamisessa käytetyn asiakirjan nimi, numero tai muu tunnistetieto
- Asiakasnumero
- Päätoimiala
- Verohallinnon perustiedot
- Arvonlisäverovelvollisuus
- Ennakkoperintärekisteri
- Kaupparekisteritiedot
- Työnantajarekisteritiedot
- Tiedot liiketoimintakiellot
- Veromaksutiedot
- Eläkevakuutus (TyEL)
- Noudatettavat työehtosopimukset
- Tapaturmavakuutustiedot
- Tieto työterveyshuollon järjestämisestä
Asiakkuuteen liittyvät tiedot
- Asiakkaan luottotiedot ja työnantajamaksut
- Säännönmukaiset tietolähteet
Yrityksen tiedot tarkistetaan Tilaajavastuurekisteristä.
Lisäksi asiakkaaseen liittyviä tietoja kerätään asiakkaalta itseltään sopimuksen tekemisen yhteydessä, laskutuksen ja palvelujen käytön yhteydessä sekä asiakaspalvelun yhteydessä.
Asiakkaaseen liittyviä tietoja voidaan hankkia ja päivittää lainsäädännön mahdollistamissa tapauksissa asiakkaalle informoituihin käyttötarkoituksiin myös muista ulkoisista tietolähteistä.
- Evästeet ja tietojen säännönmukaiset luovutukset
Eväste (Cookie) on pieni tekstitiedosto, jonka selain tallentaa käyttäjän päätelaitteelle. Evästeet sisältävät yksilöllisen tunnisteen, jonka avulla käyttäjiä voidaan tunnistaa.
Finnfold Oy käyttää verkkopalvelussaan evästeitä palvelujen toteuttamiseksi ja helpottamaan palvelujen käyttöä. Käyttäjää ei voida tunnistaa pelkkien evästeiden avulla. Evästeitä ja niiden avulla kerättäviä tietoja käytetään myös verkkopalvelun käytettävyyden ja käytön analysoimiseksi, turvallisuuden parantamiseksi, käytön seurantaan ja palvelun kehittämiseksi.
Käyttäjä voi antaa suostumuksensa evästeiden käytölle tai kieltää sen selaimensa asetuksista. Evästeet ovat tarpeellisia joidenkin palvelujen toimivuudelle, joten Finnfold ei takaa kaikkien palvelujen toimivuutta, jos evästetoiminnallisuus ei ole käytössä. Käyttäjä voi estää evästeet selaimen asetusten avulla.
Asiakastietoja voidaan luovuttaa tieteellistä tai historiallista tutkimusta varten.
- Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Asiakkaan henkilötietoja ei luovuteta Finnfold:n lukuun toimivien tai palvelukokonaisuuden tuottamiseen osallistuvien kolmansien tahojen ulkopuolelle.
Viranomaisille tietoja luovutetaan lain edellyttämissä tapauksissa, kuten esim. väärinkäytösten selvittämisessä ja ehkäisyssä.
Finnfold Oy ei siirrä tai luovuta asiakkaan henkilötietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle.
- Rekisterin suojauksen periaatteet
Finnfold:n sähköinen asiakasrekisterin tietoturvallisuus sekä henkilötietojen luottamuksellisuus, eheys ja käytettävyys varmistetaan tarkoituksenmukaisin teknisin ja hallinnollisin toimenpitein. Tietoja ja palvelua suojataan muun muassa palomuurin, fyysisten laitetilojen suojaamisen, käyttöoikeuksien ja salaustekniikoiden sekä edellä mainittujen aktiivisen valvonnan kautta.
Finnfold:n manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, ja sinne on pääsy vain asiaankuuluvilla henkilöillä.
Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomasti tai vahingossa tapahtuvalta tietojenkäsittelyltä. Henkilötietoja käsittelevät vain Finnfold:n erityisesti määrittelemät henkilöt, jotka ovat Finnfold:n palveluksessa sekä Finnfold:n toimeksiannosta palveluja ylläpitävät tai kehittävät kolmannet osapuolet. Nämä tunnistautuvat järjestelmiin henkilökohtaisen käyttäjätunnuksen ja salasanan avulla.
- Tietojen säilytysaika
Finnfold säilyttää asiakastiedot kirjanpitolain edellyttämän säilytysajan, maksimissaan 10 vuotta. Eli tiedot, jotka ovat Finnfold:n toiminnan ja tietojen käyttötarkoitusten kannalta tarpeellisia tietoja ja joiden käsittelylle on lailliset edellytykset.
Käyttötarkoitukseensa tarpeettomaksi muuttuneet tiedot, vanhentuneet tiedot tai tiedot, joiden käsittelylle ei enää muutoin ole perustetta, anonymisoidaan tai hävitetään tietoturvallisesti.
Tietojen säilytystarve selvitetään kahden vuoden välein.
- Tietojen oikeellisuus ja oikeus vaatia tiedon korjaamista
Asiakkaalla on henkilötietolain 26 – 28 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu. Joidenkin tietojen saamista on kuitenkin rajoitettu mm. rikosten ehkäisemisen ja selvittämisen vuoksi. Asiakas voi henkilötietolain 29 §:n mukaisesti päivittää ja muuttaa omia tietojaan asiakaspalvelussa.
Finnfold huolehtii asiakastietojen oikeellisuudesta ja ajantasaisuudesta päivittämällä tiedot sopimusten teon ja laskutustietojen tarkistamisen yhteydessä. Tilaajavastuurekisteriin tehdyt muutokset, kuten osoitteenmuutos, päivittyvät Finnfold:lle rekisterin tarkistuksen yhteydessä.
Tarkastuspyyntö tehdään toimittamalla kirjallinen ja allekirjoitettu tarkastuspyyntö osoitteella:
Finnfold Oy
Piispankyläntie 10
01730 Vantaa
Tarkastuspyynnössä tulee mainita nimi, y-tunnus, postiosoite ja puhelinnumero. Tarkastuspyynnön vastaus toimitetaan tilaajavastuurekisteristä varmennettuun osoitteeseen.
